Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü'nün (GSGM) Genel Merkezi'nde yapılan ve Spordan Sorumlu Devlet Bakanı Murat Başesgioğlu'nun başkanlığını yaptığı toplantıya, GSGM Genel Müdürü Mehmet Atalay, Türkiye Milli Olimpiyat Komitesi (TMOK) Başkanı Togay Bayatlı, Trabzon Valisi Nuri Okutan, Trabzon Belediye Başkanı Volkan Canalioğlu, Trabzon Gençlik ve Spor İl Müdürü Şerif Özgür ile diğer yetkililer katıldı. Toplantıda, Avrupa Olimpik Komite Gözlemci Raporu, tesisler, organizasyon ve gerçekleştirilmesi gereken konular görüşüldü.
Toplantı öncesinde kısa bir açıklama yapan Bakan Başesgioğlu, bugüne kadar yaptıkları birçok organizasyonda tam not aldıklarını belirterek, "Bundan sonraki organizasyonlardan da yüzümüzün akıyla çıkmak istiyoruz. Elbirliği ile oyunları en iyi şekilde yapma gayreti içindeyiz" diye konuştu.
Bakan Başesgioğlu, sakatlığı nedeniyle olimpiyatlara katılamama durumu ortaya çıkan milli halterci Halil Mutlu'yla ilgili bir soruya ise, "Toplantıdan önce Halil Mutlu ile görüştüm. Sakatlığı nedeniyle kendisini kontrol etme durumunda olduğunu bana iletti. Antrenmanlarına devam edecek. 10-15 günlük süreçte çalışmalarını sürdürüp, değerlendirme yapacağını söyledi" şeklinde cevap verdi.