Toplantıya; Gençlik ve Spor Genel müdürü Mehmet Atalay, GSGM Tesisler daire başkanı Serdar Atalay, Trabzon Gençlik ve spor il müdürü Şerif Özgür,ün yanı sıra firma ile daha önce görüşmeleri yürüten Trabzonspor eski başkanı Nuri Albayrak ve Hollandalı firmanın iki temsilcisi katıldı.
Toplantıda, Trabzon'da yapılacak olan 2011 Gençlik yaz Festivali Olimpiyatlarının açılış ve kapanış gösterimi için düşünülen 28 ile 40 bin kişi kapasite arasındaki modern bir stadyum, 5 bin seyirci kapasiteli Spor Salonu, Olimpik yüzme havuzu, ve açık alan tesislerinin yapı için teklif getirilen Hollandalı firma ile teknik konular görüşüldü.
Hollanda firmasının görüşmede yetkililerden on beş günlük süre istediği ve15 gün içinde yapabilecekleri alternatif projeleri sunacakları belirttiler.
Hollandalı firma ile yapılan görüşme esnasında stadın yeri ve şeklinin yanı sıra Akyazı'da ki dolgu alanı içerisinde yapımı istenen diğer tesislerle ilgili getireceği teklif karşısında karır verilecek.
Toplantıya katılan yetkililer, Hollanda firmasına ilk etapta yapılmasını istedikleri üç adet stad örneği gösterdi. Atalay ve beraberindekiler Hollanda firmasına ilk etapta Portekiz'in Porto stadı, Almanya da Schalke Arana veya Hollanda'nın Amsterdam örneği stadı istediklerini ilettiler. Gençlik spor genel müdürlüğü bu görüşmelerin ardından kendisine yeni bir yol haritası belirleyecek. Yetkililer, Hollandalı firmayı Antalya, Kayseri ve Galatasaray'ın Seyrantepe, Bursa ve Konyada yapılan stadlar la ilgili bilgilerde sundular.
Toplantıda Trabzon'da da modern bir stada ihtiyacı olduğu 2016 yılındaki Avrupa futbol şampiyonasında Trabzon'un olması gerektiğini böyle bir modern stada Trabzon'un ihtiyaçı olduğunu yapım süresinin ve koltuk başına kadar her şeyin konuşulduğu vurgulandı.
Hollandalı firma ile yapılan görüşmede özellikle Portekiz'in Porto stadının ön plana çıktığı ve bu stadın bilet ile maçlara gidilmediğini kartla gidildiğini maça giden taraftarın bile arabasını kartla otoparka park ettiğini, asansöre binip maçı izlemek için yerine gidebildiği anlatıldı.
Porto stadında oturulacak koltuğun bile kartla açılıyor. Hollanda firması bu stadın mdoren bir stad olduğunu koltuk başına 2 bin Euro olduğunu söylemesine rağmen Gençlik ve spor Genel müdürlüğü yaptığı pazarlık sonucunda bu fiyatı bin 400 Euroya düşürdüğü öğrenildi.