Haber61 Haber Servisi - Trabzon İl Hıfzıssıhha Kurulu Trabzon Valisi İsmail Ustaoğlu başkanlığında olağanüstü toplandı.
Yapılan toplantıda tüm resmi yazışmaların elektronik ortamda yapılması kararlaştırıldı.
Trabzon Valiliği'nden yapılan açıklamada şu ifadelere yer verildi;
"İl Hıfzıssıhha Kurulu, Vali İsmail Ustaoğlu başkanlığında 05.06.2020 Cuma günü saat 10.00’da yukarıdaki gündem maddesini görüşmek üzere olağanüstü toplanmıştır.
Yapılan toplantıda, İl Sağlık Müdürü Dr. Hakan Usta tarafından; yaşanan koronavirüs (COVİD 19) salgını döneminde ilimizde alınan önlemler ve yapılan çalışmalar hakkında kurul üyelerine bilgilendirme sunumu yapılmıştır. İl Pandemi Kurulu’nun almış olduğu kararlar doğrultusunda;
İl Umumi Hıfzıssıhha Kurulu’muzca;
İlimizdeki kurumların iş ve işlemlerini yürütürken, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), e-Otoban, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemlerini kullanmayan kurumlarımızın üretmiş oldukları fiziki belgelerde ıslak imza yöntemi kullanılarak elden ve posta ile gönderilmesi; posta ve kâğıt masrafına, zaman kaybına, evrak kayıplarına ve mükerrer evrak kayıtlarına neden olduğu gibi COVID-19 salgınında da fiziksel temas yönünden önemli sorun teşkil etmektedir.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, e-Yazışma Teknik Rehberi ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)'nin hayata geçirilmesiyle birlikte maliyet ve zaman açısından ciddi kazanımlar elde edilmiştir. Özellikle, mobil uygulamalarımız ve mobil sitemiz aracılığıyla taşınabilir cihazlar üzerinden zaman ve mekân kısıtlaması olmaksızın mobil ve/veya elektronik imza ile evraka işlem yapılması mümkün hale gelmiştir.
Ayrıca Yeni Ekonomi Programında bulunan mal ve hizmet, sermaye, ana yatırım, carî transfer ve faiz giderlerinin azaltılması hedefi doğrultusunda; kâğıt, yazıcı, toner vb. giderlerin azaltılması önemli bir tasarruf ortaya çıkaracaktır. İlimizdeki kurumların iş ve işlemlerinde EBYS, e-Otoban ve KEP gibi kâğıtsız ofis uygulamalarını yaygın ve etkin şekilde kullanmalarıgerekmektedir.
Bu kapsamda;
a. Onaylar dâhil tüm resmi yazışmaların elektronik ortamda yapılmasına,
b. Elektronik ortamda gönderilmesi mümkün olan evrakın ayrıca kâğıt ortamında gönderilmemesine,
c. İlimizdeki kurumlara kâğıt ortamında ulaşan evrakın taranarak sisteme kaydedilmesi ve bu aşamadan sonra tüm işlemlerinin sistem üzerinden takip edilmesine,
d. Elektronik ortamda alınan ve gönderilen evrakın, ayrıca çıktısının alınarak saklanmasına son verilmesine,
e. İlimizdeki kurumların kurumlar arası yazışmalarında; vali, vali yardımcısı ve kaymakam üzerinden gönderecekleri resmi yazışmalarda ve kendi iç işleyişi için alacakları onaylarda, e-Otoban sistemini kullanmalarına ve ilgili süreçlerin birebir yazışma üzerinden kağıtsız ofis uygulamalarına uygun olarakyürütülmesine,
f. Valiliğimize bağlı kurumların EBYS, e-Otoban ve KEPentegrasyonu olmayanların entegrasyon çalışmalarını en kısa sürede tamamlamalarına,
g. İlimizdeki kurumların kendi iç işleyişine bağlı olarak kullandıkları EBYS’ye, görevli tüm personelinin entegre edilmesi ve aktif olarak kullanmalarının sağlanmasına,
h. İlimizdeki kurumların kendi iç işleyişinde EBYS üzerindenelektronik yazışma yapmaları esastır. Ancak ilgili entegrasyonuhenüz tamamlamamış olan kurumlar EBYS’ye geçinceye kadar kurumlar arası yazışmaların KEP üzerinden yürütülmesine,
i. Çok gizli, gizli ve özel evrakların e-Yazışma Projesi ile ilgili 2017/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi’nde belirtildiği üzere sistemden gönderilmemesi, sadecesistem üzerinden sayı alarak gönderilmesine,
j. Çok gizli, gizli ve özel evrakların hazırlanmasında e-Yazışma Projesi ile ilgili 2017/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi'nde belirtilen sınıflandırmanın dikkate alınması, bu gizlilik dereceli sınıflandırmaya girmeyen evrakların mezkûr sınıflandırmaya dâhil edilmemesi ve tüm personelin gizlilik dereceleri konularında bilinçlendirilerek yanlış kullanımların önüne geçilmesine,
k. İlimizdeki kurumların yukarıda belirtilen hususlara dair resmi yazışmalarının fiziksel ortamdan çıkarılıp tamamen elektronik ortamda yürütülmesi için; kurum içi işleyişinde kullanacağı EBYS‘si olanlar ile EBYS kullanamayıp KEP kullanabilecek kurumlar için 15.07.2020 tarihine kadar, kurumlar arası resmi yazışmalarda ise e-Otoban ve KEP sistemlerininentegrasyonunu 15.09.2020 tarihine kadar tamamlamalarına, yukarıda belirtilen hususları yerine getiremeyecek olan kurumlarınise mazeretlerini 01.08.2020 tarihine kadar kurulumuza bildirmelerine,
l. 01.06.2020 tarihi itibariyle COVİD-19 salgınında normalleşme sürecine girmiş olmamızdan dolayı kurumlarca ertelenmiş olan ve artık ifa edilecek olan toplantıların; mümkün mertebe yine video konferans yöntemi ile yapılmasına, zorunlu olarak fizikî ortamda yapılması gereken toplantılarda ise maske kullanılması, sosyal mesafe kurallarına uyulması ve hijyenkurallarına dikkat edilmesi şeklinde ifade edebileceğimiz prensiplere riayet edilmesine, uygulamada birlikteliğin sağlanması için alınan kararların kaymakamlıklara iletilmesine oy birliği ile karar verilmiştir."