e-Devlet uygulaması kapsamında bundan böyle artık kademeli olarak kamu kurum ve kuruluşları doküman yönetim sistemi uygulamasına geçecek.
Kağıtsız ofis uygulaması ile ilgili ilk öncülüğü Türkiye'nin bilişim ve sistem evi olarak bilinen Havelsan yaptı. Havelsan tarafından başlatılan Döküman Yönetim Sistemi (DYS) uygulaması ile kurumda artık tüm iletişim, modern bilgi ve iletişim sistemleriyle yapılmaya başlandı.
Konu ile ilgili açıklama yapan Havelsan Genel Müdürü Faruk Yarman, Havalsan'ın bu uygulamasının ileri aşamada tüm kamu ve ticari kurum ile kuruluşlara yaygınlaştırılmasının amaçlandığını bildirdi.
TÜM İMZALAR ELEKTRONİK ORTAMDA OLACAK
Dokümantasyon Yönetim Sistemi uygulamasını 1 Ocak 2009 tarihinden itibaren tüm birimlerde kullanmaya başladığını ve tüm iç yazışmalarda kağıt kullanımına son verildiğini belirten Genel Müdür Yarman, "bir anlık deneme kullanımından sora, DYS uygulaması yılbaşından itibaren şirket birimleri tarafından, canlı ortamda kullanılmaya başlandı ve tüm iç yazışmalarda kağıt kullanımına son verildi. Şirket dışına yazılan yazıların dosya suretleri de artık DYS'de elektronik olarak tutulmakta, kağıt kullanılmamaktadır" dedi.
Dokümantasyon Yönetim Sisteminde evrakların "Elektronik İmza Yasası" kapsamında sayısal olarak imzalandığını açıklayan Yarman, evrak güvenliğinin "bilmesi gereken" prensibine göre sağlandığını, bu prensibe göre bilgiyi bilmemesi gereken personelin ilgili evraklara erişmesinin kesin bir biçimde engellendiğini ifade etti.
GÜVENLİ SİSTEMLER VAR
Faruk Yarman, sistemde tutulan evrakların yanlışlık ya da kaza ile silinme, bozulmalara karşı yedeklendiğini ve korunduğunu kaydetti. Yarman, ayrıca DYS'nin, insan kaynakları bileşeni ile entegre çalışmakta olduğunu, tüm organizasyon, kadro ve personel verilerini bu bileşenden aldığını belirerek, "söz konusu verilerdeki kısa vadeli değişimler ve makamlara vekaleten atamalar sisteme otomatik olarak yansıtıldığından, anlık personel eksikliklerinin evrak akışını kesintiye uğratması önlenmektedir" şeklinde konuştu.
YÜZDE 76 TASARRUF SAĞLANDI
Bu arada Havelsan'ın kurum içi başlattığı doküman yönetim sistemine geçilmesi ile birlikte yıllık kırtasiye giderlerinden yüzde 76 civarında tasarruf sağlandığını açıklayan Genel Müdür Yarman, evrakların kağıt ortamında dosyalanması ve arşivlerde saklanması için fiziki alanlara ihtiyacın da ortadan kalktığını söyledi.
Özellikle kağıt, fotokopi makinası mürekkebi gibi sarf malzemeleri atıklarının da çevreye olan olumsuz etkisinin önlendiğini vurgulayan Yarman, DYS sistemine geçmeden önce harcanan zamana da dikkat çekerek şunları kaydetti:
"Bir evrakın hazırlanması, ilgili makamların koordine ve görüşlerine sunulması ve imzalanması için harcanan zaman ile, yayınlandığında ilgili birimlere aktarılması, özellikle taşra teşkilatına posta ile gönderilmesi için geçen zaman göz önünde bulundurulduğunda, DYS'nin çok büyük bir zaman tasarrufu da sağladığı görülmektedir."
Yarman başlatılan bu uygulamanın diğer kamu kurum ve kuruluşlarına yaygınlaştırılmasıyla ülke ekonomisine büyük bir kazanç sağlanacağını sözlerine ekledi