Dijital arşiv firmalar veya kuruluşlar içerisinde var olan bilgilerin belirli bir veri tabanında depolamak için tercih edilmektedir. Bunun yanında belirli bir kullanıcı grubuna geçmişte elde edilen verileri sunmak için de dijital arşivler tercih edilen bilgi sistemleridir. Teknolojik olarak dijital arşivler sektöre kütüphane ve müzelerin de girmesiyle birlikte çok büyük yol kat etmiştir. Son olarak dijital devrim ifadesiyle anılan, dijital teknolojinin ortaya çıkışı, arşiv dünyasına birçok değişiklik getirmektedir.

Dijital Arşiv Nedir?

Dijital arşiv nedir sorusunu cevaplayacağımız bu paragrafta öncelikle arşivlerin ne işe yaradığına değinmek istiyoruz. Günümüzde halen kullanılan arşivler şekil olarak kütüphanelere benzemektedir. Belirli bir konu hakkında elde edilen veri fiziksel olarak bir kâğıda işlenmiş ve dosyalanmıştır. Dosyalanan bu evraklar belirli bir alanda depolanır ve koruma altına alınır. Bu tür depolama işlemlerinin belirli bir giderleri ve masrafları bulunmaktadır. Ancak arşiv dijitalleştirme işlemiyle birlikte saklanan verilerin yer, zaman ve mekân kavramı olmaksızın her an ulaşılabilir hale gelmektedir. Kurulan dijital arşivler sayesinde dijital kaynaklar dünya çapında bir veri tabanında saklanabilir.

Genel olarak, dijital arşiv, müzik ve video arşivleri de dahil olmak üzere belirli bir alanda tutulmuş verileri içermektedir. Dar anlamda, dijital arşivler, en azından kısmen geleneksel arşivlerin varlıklarını yansıtmaya çalışmaktadır. Arşiv dijitalleştirme veya arşiv portallarının çeşitleri verileri yeni bir şekle sokmaktadır. Sanal arşivler genellikle arşiv materyalini saklamaz, bunun yerine diğer arşivlerdeki varlıkları işler. Bu, örneğin birden fazla sayfalık veriyi tek bir dosya içerisinde birleştirmeyi mümkün kılar. Böylece sanal arşivler dijital arşiv materyalini yeni bir ortama yerleştirirken, dijital arşivler orijinal arşivleri kısmen veya tamamen kopyalar. Dijital arşivler birçok farklı şekilde tasarlanabilmektedir. Örneğin, konuya, profil sahibine, içerik/dosya biçiminin türüne (resim, metin, video), kullanılabilirliğe (genel veya herkese açık olmayan), teknik yapıya göre değişir.

Dijital Arşiv İçerikleri Nedir?

Arşiv malzemeleri söz konusu olduğunda genellikle akıllara saklama alanı ve rafları olan büyük odalar akıllara gelmektedir. Arşiv dijitalleştirme işlemleri sayesinde artık verileriniz büyük odalarda saklanmayacak, bu odalara oranla çok daha küçük bir diskte yer alacaktır. Dijital veri depolama işlemleri normal veri saklama biçimlerinden farklı olacaktır. Örnek olarak manuel veri saklama işlemlerinde tek bir veri üzerinden tarama işlemi yapılmaktadır. Örnek olarak sadece müşteri ismi, numarası, adresi gibi işlemlerle evraklar bir sıraya konulmaktadır. Kurulacak dijital arşiv sistemleri ile veriler artık tek bir bilgiden değil çok daha fazla veri üzerinden araştırma işlemi yapılabilir. Örnek olarak dijital arşivlerde arama yapmak istediğiniz müşterinin adı- soyadı- numarası - mail adresi gibi neredeyse tüm bilgileri üzerinden araştırma yapma imkanına sahip olacaksınız. Sizlere geniş arama seçeneği sunan bu sistem sayesinde aradığınız bilgileri saliseler içinde bulma imkanına sahip olacaksınız.